Ihre Daten sind da. Nur nicht sichtbar.
Ihr ERP erfasst täglich Tausende Datensätze: Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Produktionsaufträge. Die meisten Geschäftsführungen treffen ihre Entscheidungen trotzdem nicht auf dieser Basis. Nicht weil sie keine Daten wollen, sondern weil die Daten nicht in der richtigen Form verfügbar sind.
Fünf gezielte Datenexporte reichen, um die wichtigsten Steuerungskennzahlen auf den Tisch zu bekommen.
1. Umsatzentwicklung nach Monaten und Kunden
Was Sie exportieren
Fakturierte Umsätze aus der Belegstatistik (in proALPHA: IA_Statistik), aufgeschlüsselt nach Monat, Kunde und Artikelgruppe.
Was Sie damit sehen
- Umsatztrend der letzten 12-24 Monate im Zeitverlauf
- Top-10-Kunden und deren Entwicklung
- Saisonale Muster und Ausreißer
- Abhängigkeit von einzelnen Großkunden (Klumpenrisiko)
Warum das wichtig ist
Ohne diese Übersicht erkennen Sie Umsatzrückgänge erst, wenn es zu spät ist. Ein Kunde, der drei Monate in Folge weniger bestellt, braucht proaktive Betreuung. Nicht erst im Quartalsgespräch.
2. Auftragseingang vs. Umsatz
Was Sie exportieren
Monatlichen Auftragseingang (Auftragswerte aus Auftragsbestätigungen) parallel zum fakturierten Umsatz.
Was Sie damit sehen
- Book-to-Bill-Ratio: Kommen mehr Aufträge rein als Sie abarbeiten?
- Auftragsbestand und dessen Entwicklung
- Reichweite: Wie viele Monate sind Sie ausgelastet?
- Frühwarnung bei Auftragslücken
Warum das wichtig ist
Umsatz zeigt die Vergangenheit. Auftragseingang zeigt die Zukunft. Liegt der Auftragseingang drei Monate unter dem Umsatz, haben Sie in sechs Monaten ein Problem. Diese Information braucht die Geschäftsführung jetzt, nicht im Jahresabschluss.
3. Liefertreue
Was Sie exportieren
Lieferscheinpositionen mit Liefertermin (Wunschtermin des Kunden) und tatsächlichem Versanddatum.
Was Sie damit sehen
- Liefertreue in Prozent: Wie viele Positionen werden termingerecht geliefert?
- Durchschnittliche Verspätung in Tagen
- Liefertreue nach Kunde: Welche Kunden sind besonders betroffen?
- Trend: Wird es besser oder schlechter?
Warum das wichtig ist
Liefertreue spiegelt Kundenzufriedenheit und interne Prozessqualität gleichzeitig. Stimmt die Disposition? Funktioniert die Produktionsplanung? Liefern Ihre Zulieferer pünktlich?
In der Praxis erleben wir regelmäßig: Unternehmen schätzen ihre Liefertreue auf 90%+. Die Messung ergibt 70-75%. Diese Diskrepanz ist der erste Schritt zur Verbesserung.
4. Lagerumschlag
Was Sie exportieren
Lagerwerte (Bestandswert zum Stichtag) und Materialverbrauch (aus der Belegstatistik oder den Lagerbewegungen) der letzten 12 Monate.
Was Sie damit sehen
- Lagerumschlagshäufigkeit: Wie oft dreht sich Ihr Lager pro Jahr?
- Kapitalbindung im Lager
- Langsam- und Nichtdreher: Material, das seit Monaten nicht bewegt wurde
- Entwicklung über die Zeit: Wächst das Lager schneller als der Umsatz?
Warum das wichtig ist
Lagerbestände binden Kapital. In vielen Unternehmen liegt ein zweistelliger Prozentsatz des Umsatzes im Lager. Lagerumschlag 4 bedeutet: drei Monate Vorrat. Ob das passt, hängt von Branche und Lieferketten ab. Ohne die Zahl können Sie die Frage nicht beantworten.
Besonders aufschlussreich: die Nichtdreher. In fast jedem Lager liegen Bestände, die seit über einem Jahr nicht bewegt wurden. Gebundenes Kapital, das Platz kostet und an Wert verliert.
5. Days Sales Outstanding (DSO)
Was Sie exportieren
Offene Posten (Forderungen) mit Fälligkeitsdatum und Rechnungsdatum. Ergänzend: Zahlungseingänge der letzten Monate.
Was Sie damit sehen
- Durchschnittliche Forderungslaufzeit in Tagen
- Fälligkeitsstruktur: Wie viel Prozent der Forderungen sind überfällig?
- Top-Schuldner: Welche Kunden zahlen chronisch zu spät?
- Trend: Verschlechtert sich die Zahlungsmoral?
Warum das wichtig ist
DSO trifft Ihre Liquidität direkt. Zahlen Ihre Kunden im Schnitt 45 statt 30 Tage, fehlen Ihnen bei 500.000 Euro Monatsumsatz dauerhaft 250.000 Euro in der Kasse.
In Kombination mit dem Lagerumschlag ergibt sich der Cash Conversion Cycle: Wie lange dauert es, bis aus einer Materialbestellung wieder Geld auf Ihrem Konto liegt? Für die Finanzsteuerung eine der wichtigsten Kennzahlen überhaupt.
Vom Export zum Management Cockpit
Einzeln betrachtet sind diese Exporte CSV-Dateien mit Zahlenkolonnen. Ihr Wert entsteht durch die Aufbereitung: Zeitverläufe, Vergleiche, Drill-Downs auf Kundenebene.
Genau dafür haben wir das Management Cockpit entwickelt. Es nimmt die Rohdaten aus proALPHA, verarbeitet sie automatisch und stellt alle fünf Kennzahlenbereiche in einem interaktiven Dashboard dar:
- Alle KPIs auf einen Blick: Umsatz, Auftragseingang, Liefertreue, Lagerumschlag und DSO in einem System
- Drill-Down: Von der Gesamtübersicht bis auf einzelne Kunden, Artikel oder Lieferanten
- Management Summary: Automatische Erkennung von Auffälligkeiten und Trends, kategorisiert nach positiv, Warnung und kritisch
- Automatische Aktualisierung: Datenexporte in proALPHA einmal einrichten, das Dashboard aktualisiert sich bei jedem Import
Keine Excel-Akrobatik. Keine monatlichen Berichte, die veraltet sind, bevor sie fertig werden. Ihre Geschäftsführung hat jederzeit Zugriff auf aktuelle Zahlen.
Das Management Cockpit bündelt alle hier beschriebenen Auswertungen in einer Oberfläche. Einrichtung in wenigen Tagen. Mehr erfahren →
Pragmatisch starten
Sie müssen nicht alle fünf Exporte gleichzeitig umsetzen. Starten Sie mit dem, was am meisten drückt:
- Umsatzsorgen? Auftragseingang und Umsatzentwicklung zuerst.
- Lieferprobleme? Die Liefertreue zeigt sofort, wo es hakt.
- Liquiditätsengpässe? DSO und Lagerumschlag decken die Ursachen auf.
Der erste Export steht in wenigen Stunden. Die Erkenntnis, die er liefert, verändert Entscheidungen, die sonst auf Annahmen basiert hätten.
Your data is there. Just not visible.
Your ERP captures thousands of records every day: orders, invoices, delivery notes, purchase orders, production orders. Most management teams still don't make decisions based on this data. Not because they don't want data, but because the data isn't available in the right form.
Five targeted data exports are enough to put the most important steering KPIs on the table.
1. Revenue trend by month and customer
What to export
Invoiced revenue from the document statistics (in proALPHA: IA_Statistik), broken down by month, customer and product group.
What it shows
- Revenue trend over the last 12-24 months
- Top-10 customers and their development
- Seasonal patterns and outliers
- Dependence on individual major customers (concentration risk)
Why it matters
Without this overview you only spot revenue declines when it's too late. A customer who orders less three months in a row needs proactive care. Not only in the quarterly review.
2. Order intake vs. revenue
What to export
Monthly order intake (order values from order confirmations) alongside invoiced revenue.
What it shows
- Book-to-bill ratio: are more orders coming in than you can handle?
- Order backlog and its development
- Coverage: how many months of utilization do you have?
- Early warning of order gaps
Why it matters
Revenue shows the past. Order intake shows the future. If order intake stays below revenue for three months, you'll have a problem in six months. Management needs this information now, not in the annual report.
3. On-time delivery
What to export
Delivery note items with the requested delivery date and actual shipping date.
What it shows
- On-time delivery in percent: how many items are delivered on time?
- Average delay in days
- On-time delivery by customer: which customers are particularly affected?
- Trend: is it getting better or worse?
Why it matters
On-time delivery reflects customer satisfaction and internal process quality at the same time. Is planning right? Does production scheduling work? Do your suppliers deliver on time?
In practice we regularly see: companies estimate their on-time delivery at 90%+. The measurement shows 70-75%. This gap is the first step to improvement.
4. Inventory turnover
What to export
Inventory values (stock value as of date) and material consumption (from document statistics or stock movements) for the last 12 months.
What it shows
- Inventory turnover rate: how often does your stock turn per year?
- Capital tied up in inventory
- Slow movers and non-movers: material that hasn't moved in months
- Development over time: is stock growing faster than revenue?
Why it matters
Inventory ties up capital. In many companies a double-digit percentage of revenue sits in stock. Inventory turnover of 4 means: three months of stock. Whether that's right depends on industry and supply chains. Without the number you can't answer the question.
Particularly revealing: non-movers. Almost every warehouse holds stock that hasn't moved in over a year. Bound capital that costs space and loses value.
5. Days Sales Outstanding (DSO)
What to export
Open items (receivables) with due date and invoice date. Plus: incoming payments over recent months.
What it shows
- Average days receivables outstanding
- Aging structure: what share of receivables is overdue?
- Top debtors: which customers chronically pay late?
- Trend: is payment behavior worsening?
Why it matters
DSO hits your liquidity directly. If your customers pay 45 days on average instead of 30, with 500,000 euros monthly revenue you're permanently short 250,000 euros in cash.
Combined with inventory turnover this yields the cash conversion cycle: how long does it take from a material order until money is back on your account? One of the most important KPIs for financial steering.
From export to Management Cockpit
Looked at individually, these exports are CSV files with columns of numbers. Their value comes from preparation: time series, comparisons, drill-downs to customer level.
That is exactly what we built the Management Cockpit for. It takes the raw data from proALPHA, processes it automatically, and presents all five KPI areas in one interactive dashboard:
- All KPIs at a glance: revenue, order intake, on-time delivery, inventory turnover and DSO in one system
- Drill-down: from the overview down to individual customers, products or suppliers
- Management summary: automatic detection of anomalies and trends, categorized as positive, warning, and critical
- Automatic refresh: set up data exports in proALPHA once, the dashboard refreshes on every import
No Excel acrobatics. No monthly reports that are outdated before they're done. Your management has access to current numbers at any time.
The Management Cockpit bundles all the analyses described here into one interface. Setup in a few days. Learn more →
Start pragmatically
You don't have to implement all five exports at once. Start where it hurts most:
- Revenue concerns? Order intake and revenue trend first.
- Delivery problems? On-time delivery shows immediately where it gets stuck.
- Liquidity bottlenecks? DSO and inventory turnover uncover the causes.
The first export is ready in a few hours. The insight it delivers changes decisions that would otherwise have been based on assumptions.