Ihre Daten sind da. Nur nicht sichtbar.
Ihr ERP erfasst täglich Tausende Datensätze: Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Produktionsaufträge. Die meisten Geschäftsführungen treffen ihre Entscheidungen trotzdem nicht auf dieser Basis. Nicht weil sie keine Daten wollen, sondern weil die Daten nicht in der richtigen Form verfügbar sind.
Fünf gezielte Datenexporte reichen, um die wichtigsten Steuerungskennzahlen auf den Tisch zu bekommen.
1. Umsatzentwicklung nach Monaten und Kunden
Was Sie exportieren
Fakturierte Umsätze aus der Belegstatistik (in proALPHA: IA_Statistik), aufgeschlüsselt nach Monat, Kunde und Artikelgruppe.
Was Sie damit sehen
- Umsatztrend der letzten 12-24 Monate im Zeitverlauf
- Top-10-Kunden und deren Entwicklung
- Saisonale Muster und Ausreißer
- Abhängigkeit von einzelnen Großkunden (Klumpenrisiko)
Warum das wichtig ist
Ohne diese Übersicht erkennen Sie Umsatzrückgänge erst, wenn es zu spät ist. Ein Kunde, der drei Monate in Folge weniger bestellt, braucht proaktive Betreuung. Nicht erst im Quartalsgespräch.
2. Auftragseingang vs. Umsatz
Was Sie exportieren
Monatlichen Auftragseingang (Auftragswerte aus Auftragsbestätigungen) parallel zum fakturierten Umsatz.
Was Sie damit sehen
- Book-to-Bill-Ratio: Kommen mehr Aufträge rein als Sie abarbeiten?
- Auftragsbestand und dessen Entwicklung
- Reichweite: Wie viele Monate sind Sie ausgelastet?
- Frühwarnung bei Auftragslücken
Warum das wichtig ist
Umsatz zeigt die Vergangenheit. Auftragseingang zeigt die Zukunft. Liegt der Auftragseingang drei Monate unter dem Umsatz, haben Sie in sechs Monaten ein Problem. Diese Information braucht die Geschäftsführung jetzt, nicht im Jahresabschluss.
3. Liefertreue
Was Sie exportieren
Lieferscheinpositionen mit Liefertermin (Wunschtermin des Kunden) und tatsächlichem Versanddatum.
Was Sie damit sehen
- Liefertreue in Prozent: Wie viele Positionen werden termingerecht geliefert?
- Durchschnittliche Verspätung in Tagen
- Liefertreue nach Kunde: Welche Kunden sind besonders betroffen?
- Trend: Wird es besser oder schlechter?
Warum das wichtig ist
Liefertreue spiegelt Kundenzufriedenheit und interne Prozessqualität gleichzeitig. Stimmt die Disposition? Funktioniert die Produktionsplanung? Liefern Ihre Zulieferer pünktlich?
In der Praxis erlebe ich regelmäßig: Unternehmen schätzen ihre Liefertreue auf 90%+. Die Messung ergibt 70-75%. Diese Diskrepanz ist der erste Schritt zur Verbesserung.
4. Lagerumschlag
Was Sie exportieren
Lagerwerte (Bestandswert zum Stichtag) und Materialverbrauch (aus der Belegstatistik oder den Lagerbewegungen) der letzten 12 Monate.
Was Sie damit sehen
- Lagerumschlagshäufigkeit: Wie oft dreht sich Ihr Lager pro Jahr?
- Kapitalbindung im Lager
- Langsam- und Nichtdreher: Material, das seit Monaten nicht bewegt wurde
- Entwicklung über die Zeit: Wächst das Lager schneller als der Umsatz?
Warum das wichtig ist
Lagerbestände binden Kapital. In vielen Unternehmen liegt ein zweistelliger Prozentsatz des Umsatzes im Lager. Lagerumschlag 4 bedeutet: drei Monate Vorrat. Ob das passt, hängt von Branche und Lieferketten ab. Ohne die Zahl können Sie die Frage nicht beantworten.
Besonders aufschlussreich: die Nichtdreher. In fast jedem Lager liegen Bestände, die seit über einem Jahr nicht bewegt wurden. Gebundenes Kapital, das Platz kostet und an Wert verliert.
5. Days Sales Outstanding (DSO)
Was Sie exportieren
Offene Posten (Forderungen) mit Fälligkeitsdatum und Rechnungsdatum. Ergänzend: Zahlungseingänge der letzten Monate.
Was Sie damit sehen
- Durchschnittliche Forderungslaufzeit in Tagen
- Fälligkeitsstruktur: Wie viel Prozent der Forderungen sind überfällig?
- Top-Schuldner: Welche Kunden zahlen chronisch zu spät?
- Trend: Verschlechtert sich die Zahlungsmoral?
Warum das wichtig ist
DSO trifft Ihre Liquidität direkt. Zahlen Ihre Kunden im Schnitt 45 statt 30 Tage, fehlen Ihnen bei 500.000 Euro Monatsumsatz dauerhaft 250.000 Euro in der Kasse.
In Kombination mit dem Lagerumschlag ergibt sich der Cash Conversion Cycle: Wie lange dauert es, bis aus einer Materialbestellung wieder Geld auf Ihrem Konto liegt? Für die Finanzsteuerung eine der wichtigsten Kennzahlen überhaupt.
Vom Export zum Management Cockpit
Einzeln betrachtet sind diese Exporte CSV-Dateien mit Zahlenkolonnen. Ihr Wert entsteht durch die Aufbereitung: Zeitverläufe, Vergleiche, Drill-Downs auf Kundenebene.
Genau dafür habe ich das Management Cockpit entwickelt. Es nimmt die Rohdaten aus proALPHA, verarbeitet sie automatisch und stellt alle fünf Kennzahlenbereiche in einem interaktiven Dashboard dar:
- Alle KPIs auf einen Blick: Umsatz, Auftragseingang, Liefertreue, Lagerumschlag und DSO in einem System
- Drill-Down: Von der Gesamtübersicht bis auf einzelne Kunden, Artikel oder Lieferanten
- Management Summary: Automatische Erkennung von Auffälligkeiten und Trends, kategorisiert nach positiv, Warnung und kritisch
- Automatische Aktualisierung: Datenexporte in proALPHA einmal einrichten, das Dashboard aktualisiert sich bei jedem Import
Keine Excel-Akrobatik. Keine monatlichen Berichte, die veraltet sind, bevor sie fertig werden. Ihre Geschäftsführung hat jederzeit Zugriff auf aktuelle Zahlen.
Das Management Cockpit bündelt alle hier beschriebenen Auswertungen in einer Oberfläche. Einrichtung in wenigen Tagen. Mehr erfahren →
Pragmatisch starten
Sie müssen nicht alle fünf Exporte gleichzeitig umsetzen. Starten Sie mit dem, was am meisten drückt:
- Umsatzsorgen? Auftragseingang und Umsatzentwicklung zuerst.
- Lieferprobleme? Die Liefertreue zeigt sofort, wo es hakt.
- Liquiditätsengpässe? DSO und Lagerumschlag decken die Ursachen auf.
Der erste Export steht in wenigen Stunden. Die Erkenntnis, die er liefert, verändert Entscheidungen, die sonst auf Annahmen basiert hätten.